Licenciamiento de software por usuario frente a por dispositivo
Cómo elegir entre los modelos de licenciamiento por usuario y por dispositivo.
Los proveedores de software suelen fijar el precio de las licencias de una de dos maneras: por usuario o por dispositivo. El modelo que parece más barato sobre el papel no siempre es el que cuesta menos en la práctica. Elegir el modelo equivocado conduce a un exceso de licencias, riesgos de cumplimiento o empleados frustrados que comparten credenciales de acceso.
Este artículo explica cómo funciona cada modelo, dónde encaja cada uno y qué debe vigilar en sus contratos.
Licenciamiento por dispositivo
El licenciamiento por dispositivo cuenta cada terminal (endpoint) que ejecuta el software. Cada portátil, estación de trabajo, servidor o dispositivo móvil necesita su propia licencia. Este modelo es común en sistemas operativos, herramientas de gestión de terminales y productos de seguridad a nivel de dispositivo.
Cuándo encaja
- Los empleados usan un solo dispositivo dedicado la mayor parte del tiempo
- El software se ejecuta en kioscos compartidos, terminales o máquinas de planta
- Necesita licenciar servidores, impresoras o dispositivos de IoT
- El número de dispositivos es estable y fácil de rastrear
Aspectos a vigilar
- Los costos crecen rápidamente cuando los empleados tienen varios dispositivos
- Las políticas de BYOD (traiga su propio dispositivo) complican el conteo de licencias
- Reemplazar dispositivos o reinstalar su imagen puede consumir activaciones
Licenciamiento por usuario
El licenciamiento por usuario asigna una licencia a cada persona identificada por nombre, sin importar cuántos dispositivos utilice. La mayoría de los productos SaaS usan este modelo porque refleja cómo trabaja la gente en realidad: desde un portátil, un teléfono, una tableta y un navegador.
Cuándo encaja
- Los empleados alternan entre varios dispositivos durante el día
- El producto está basado en la nube y se accede a través de un navegador
- Desea un presupuesto predecible vinculado al número de empleados
- El trabajo remoto e híbrido es habitual
Aspectos a vigilar
- Los usuarios inactivos u olvidados pueden pasar desapercibidos sin auditorías periódicas
- Las cuentas de servicio, los contratistas y los buzones compartidos pueden requerir un tratamiento distinto
- Algunos proveedores definen "usuario" de manera diferente, por ejemplo, por inicio de sesión activo o por identidad nominal
Cómo decidir
| Escenario | Opción generalmente preferible |
|---|---|
| Un dispositivo por empleado, estación de trabajo fija | Por dispositivo |
| Varios dispositivos por empleado, fuerza laboral móvil | Por usuario |
| Dispositivos compartidos o trabajadores por turnos | Por dispositivo o licenciamiento por concurrencia |
| SaaS en la nube al que se accede desde cualquier lugar | Por usuario |
| Sistemas operativos de servidor o máquinas virtuales | Por dispositivo o por núcleo |
Lea el contrato con atención
Los proveedores utilizan términos como "usuario nominal", "usuario autorizado", "usuario activo" o "usuario concurrente" de diferentes maneras. Antes de firmar, confirme:
- Si la licencia está vinculada a una persona, a un inicio de sesión o a un dispositivo
- Qué sucede cuando un empleado deja la empresa o se reemplaza un dispositivo
- Si reasignar una licencia requiere la aprobación del proveedor o genera un cargo
- Cómo audita el proveedor el uso y qué sanciones se aplican
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